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ESTRATEGIA DE CAPACITACION PARA LA IMPLANTACION DE UN NUEVO SISTEMA DE INFORMACION (SOFTWARE)


ESTRATEGIA DE CAPACITACION

Para la puesta en marcha de un nuevo sistema en una empresa, ya sea para mejorar uno anterior o para, optimizar una forma anterior de realizar los sucesos, hace falta capacitar al personal que va a utilizar dicho sistema.  Al inicio como modo de prueba se puede tomar uno o dos usuarios como plan piloto para verificar el buen funcionamiento del sistema, estos a su vez están siendo entrenados personalmente en el uso y puesta a punto del sistema.

La capacitación será regularmente en horario de trabajo, esto se tiene que ver como inversión y no gasto, ya que un par de horas utilizadas para capacitar al personal puede y debe evitar una cantidad enorme de ‘atascos’ en el desarrollo de trabajo del usuario utilizando el nuevo sistema, por ende de afecta el rendimiento de la empresa por falta de conocimiento y adaptación al nuevo sistema.

Se debe definir el tipo de capacitación que se debe realizar, que se ajuste según el tipo de personas que van a manipular el sistema, elaborando siempre un material que puede incluir ciertos escenarios como ejercicios.  Esto involucra a los analistas de sistemas con los usuarios finales, existe la posibilidad de utilizar el sistema PERT para determinar la duración de la capacitación y cuando es el mejor momento para programarla.

Se debe planificar quienes van a capacitar y a quienes van a capacitar, muchas veces es mejor separar en grupos por departamentos, por ejemplo el departamento de desarrolladores, no necesitaran la misma atención para adaptarse al sistema a diferencia del departamento de recursos humanos, ponerlos juntos o aburrirían a un grupo o decepcionarían a otro por no sentirse o no percibir con la misma facilidad las explicaciones.

Es importante utilizar palabras técnicas con las personas que conocen los términos y bajar a palabras sencillas y con analogías para personas que no tienen los conceptos técnicos de sistemas.

Se debe tomar en cuenta para capacitar tanto a los usuarios que vayan a interactuar en el sistema directamente como los que indirectamente se vean afectados para que comprendan el proceso que lleva al registrar, dar servicio técnico, recibir, clasificar y/o escalar una incidencia.

Ventajas y desventajas de los Instructores

Analistas: Conocen al personal de la organización, conocen el sistema, son factores a favor para que ellos realicen la capacitación, en cambio su falta de tiempo por la saturación en el proceso de implantación del sistema o falta de didáctica para enseñar pueden ser unos factores en contra.

Instructores Externos: Por su amplia experiencia en la rama de ‘capacitar’ es un gran apoyo, tienen mejor didáctica ya que están orientados a relaciones humanas, en contra es que necesitan el tiempo para conocer el funcionamiento del sistema y entender también el funcionamiento interno de la empresa. Y esto puede afectar en que no sean suficientemente significativas las enseñanzas para los usuarios.

Instructores internos: Están a tiempo completo dedicados, se encuentran familiarizados con el personal y entienden el funcionamiento y objetivos de mercado de la empresa, puede desarrollar materiales específicos, las desventajas de los instructores internos es que si bien poseen experiencia en otras áreas, quizá no sea así para los sistemas de información y, en consecuencia, pueden carecer de la profundidad que los usuarios requieren.

Usuarios Piloto: Ya que uno o dos usuarios fueron, usuarios pilotos para las pruebas antes de poner en marcha el sistema tuvieron adiestramiento directo de los desarrolladores y/o analistas siendo estos usuarios piloto representantes de diferentes áreas funcionales que utilizaran el nuevo sistema, ellos a su vez pueden capacitar a sus usuarios-compañeros.

Aspectos Necesarios a Tomar en cuenta

CAPACITACIÓN DE OPERADORES DEL SISTEMA

– Conocer el equipo

– Desperfectos más comunes y como solucionarlos.

CAPACITACIÓN DE LOS USUARIOS

– Identificación de los problemas.

– Mantenimiento de los sistemas.

MÉTODOS DE CAPACITACIÓN

– Capacitación por el proveedor.

– Capacitación de Expertos Internos.

Formas de Capacitación

Presencial                                           Talleres

Semi-Presencial                                   Cursos

A distancia                                          Seminarios

DISTRIBUCION DE SALON

 

PAGINAS DE REFERENCIA:

http://www.slideshare.net/hcarrion/capacitacion-software-libre

http://antiguo.itson.mx/dii/jgaxiola/sistemas/implantacion.htm

2 responses

  1. Angel

    Hola, por favor quisiera hacerte una pregunta, existe algún ISO de capacitación al cliente?, gracias por la respuesta.

    June 17, 2014 at 4:29 pm

    • Capacitación para atención al cliente?? (creo que a eso se refiere tu pregunta) la verdad se de ISO 9000, COMPETENCIA LABORAL, no se si te sirva echate una leídita a esa parte!

      Saludos

      June 17, 2014 at 9:50 pm

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